Per assenza documentata s'intende assenza giustificata in modo tale da sottrarla al conteggio finale delle assenze fatte da uno studente in tutto l'anno scolastico. Questo caso si applica solo in casi gravi ed eccezionali - deroghe -, stabiliti dal Consiglio di classe in accordo con il Dirigente scolastico, in presenza di specifica documentazione acquisita dalla scuola. I casi di applicazione sono per gravi motivi di salute o anche per partecipazione a manifestazioni sportive a livello nazionale o internazionale.

Di norma non si documenta un'assenza: è normale che il programma riporti che tutte le assenze, seppur giustificate, non sono documentate.

Solo i Coordinatori del Consiglio di classe possono documentare le assenze. In questi casi i genitori devono presentare adeguata documentazione clinica o certificazione valida alla scuola (ufficio alunni). La segreteria trasmetterà copia della documentazione al coordinatore di classe che, in accordo con la dirigente scolastica, valuterà l'ammissibilità della documentazione.